A Avaliação Eletrônica de Conformidade (“AVEC”) representa uma ferramenta de supervisão do Conselho de Controle de Atividades Financeiras (“COAF”) para avaliar a conformidade das entidades reguladas com as obrigações de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo (“PLD/FTP”). Isso se aplica especificamente aos setores sujeitos à regulamentação do COAF.

Por meio de um formulário eletrônico disponível no Sistema de Controle de Atividades Financeiras (“Siscoaf”), as empresas sob a alçada do COAF devem responder a uma série de questões relacionadas ao seu perfil, às suas políticas, aos seus procedimentos e aos seus controles internos na área de PLD/FTP. O objetivo principal é avaliar o grau de aderência às normas do COAF e às melhores práticas do setor.

A AVEC é uma oportunidade para as empresas demonstrarem o seu compromisso com a PLD/FTP, melhorarem o seu relacionamento com o COAF, reduzirem o seu grau de risco e obterem um feedback sobre as suas práticas e os seus pontos fortes e fracos. Além disso, a participação na AVEC contribui para fortalecer o setor e melhorar sua reputação perante o COAF e a sociedade em geral.

No contexto da AVEC 2023, o foco recai na avaliação da conformidade das empresas de factoring com os requisitos estipulados pela Resolução COAF nº 41, datada de 8 de agosto de 2022. Esta resolução estabelece as obrigações legais relacionadas à PLD/FTP que são atribuídas às “empresas de fomento comercial ou mercantil (factoring), em todas as suas modalidades”.

Para as empresas de factoring que enfrentarão a AVEC 2023, é essencial observar os seguintes pontos:

(a) as notificações para preenchimento da AVEC serão enviadas por meio do canal de relacionamento designado no Siscoaf e conterão prazos para resposta;

(b) a AVEC deve ser respondida com base na situação atual da empresa e nos procedimentos e controles efetivamente implementados no momento. Não se trata de uma revisão retrospectiva que leve em consideração períodos anteriores;

(c) importante ressaltar que nem todas as empresas cadastradas no COAF como factoring atualmente podem estar envolvidas nesse setor. Algumas podem ter mudado de atividade, encerrado operações ou simplesmente não se identificar mais com as características de factoring. Nesses casos, é fundamental que as empresas solicitem a exclusão do seu cadastro como empresa de factoring junto ao COAF, enviando documentação comprobatória para o e-mail atendimento@coaf.gov.br. O COAF avaliará cada situação individualmente para decidir se a exclusão é aplicável ou não;

(d) é também importante esclarecer que as companhias securitizadoras não estão dentro do escopo da AVEC do COAF em 2023. Isso não significa que as securitizadoras estão isentas das obrigações de PLD/FTP estabelecidas na legislação relevante; apenas indica que a AVEC do COAF em 2023 não se aplica a elas;

(e) a resposta à AVEC 2023 não é mandatória e não implica em sanções administrativas por parte do COAF. Contudo, deixar de responder à AVEC 2023 pode ter impactos indiretos nas empresas de factoring, uma vez que influenciará o cálculo do seu nível de risco;

(f) muitas das perguntas têm por objetivo descobrir se a empresa de factoring está cumprindo as normas do COAF; é preciso ter atenção com as respostas negativas;

(g) o nível de risco representa um indicador usado pelo COAF para priorizar suas atividades de fiscalização, considerando fatores como o porte da empresa, volume e natureza das operações, histórico de comunicações ao COAF e a resposta à AVEC. Portanto, uma empresa de factoring que não responda à AVEC 2023 corre o risco de ver seu nível de risco aumentado, o que, por sua vez, pode aumentar a probabilidade de fiscalização pelo COAF no futuro;

(h) é importante destacar que a responsabilidade pelas informações registradas no Siscoaf recai sobre o CNPJ da empresa de factoring e seus administradores, não sobre o CPF do respondente do formulário. Isso implica que o COAF considera as informações prestadas no Siscoaf como representativas da empresa de factoring enquanto pessoa jurídica, legalmente representada por seus administradores. Portanto, eventuais erros, omissões ou inconsistências nas informações inseridas no Siscoaf podem acarretar consequências para a empresa de factoring e seus administradores, incluindo multas, sanções administrativas ou até mesmo a suspensão ou cancelamento do cadastro junto ao COAF.

Diante do exposto, é altamente recomendável que as empresas de factoring se preparem para responder à AVEC 2023, assegurando que estão em total conformidade com as diretrizes do COAF e com as melhores práticas do setor em relação à PLD/FTP. Para atingir esse objetivo, é crucial que essas empresas mantenham seus dados atualizados junto ao COAF e autorizem apenas pessoas de confiança para acessar o Siscoaf em seu nome. Além disso, é fundamental supervisionar o trabalho dessas pessoas e verificar a precisão e conformidade das informações inseridas no Siscoaf com a realidade das operações de factoring da empresa. Dessa forma, as empresas de factoring poderão evitar problemas com o COAF e reforçar seu compromisso com a prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo.